為了加強醫(yī)院公文管理，嚴格公文制發(fā)程序，實現醫(yī)院公文管理規(guī)范化，提高公文處理工作的效率和公文的質量，根據《國家行政機關公文處理辦法》的要求，特作如下規(guī)定：
一、根據公文的性質，確定發(fā)文形式
(一)凡屬全院性的，需長期執(zhí)行的制度、規(guī)定、辦法及上報文件，均以紅頭文件形式印發(fā)。
(二)各職能科室的臨時性通知、通報，經分管院長同意并簽字后，以科室名義印發(fā)。
二、常用公文種類
(一)決議：用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定：用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
(三)命令(令)：用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。
(四)公報：用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告：用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告：用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(七)意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知：用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關馬位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。
(九)通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神并告知重要情況。
(十)報告：用于向上級機關匯報工作、反映情況、回套上級機關的詢問。
(十一)請示：用于向上級機關請求指示和批準。
(十二)批復：用于答復下級機關請示事項。
(十三)議案：用于各級人民政府按照法定程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
(十四)函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問署答復問題、請求批準和答復審批事項。
(十五)紀要：用于記載會議主要情況和議定事項。
三、公文格式
(一)發(fā)文單位：應寫全稱或規(guī)范性簡稱。
(二)發(fā)文字號：包括機關簡稱、年份、字號：
1．黨委發(fā)文：岳縣醫(yī)黨字( )號
2．行政發(fā)文：岳縣醫(yī)院字( )號
3．工會發(fā)文：岳縣醫(yī)工字( )號
4．團委發(fā)文：岳縣醫(yī)團字( )號
(三)公文標題：標明發(fā)文機關、發(fā)文事項、公文種類。
(四)主送機關：位于標題之下，正文之前，頂格書寫。
(五)正文：公文的內容。
(六)成文時間：以院領導簽發(fā)的日期為準，加蓋公章要“騎年蓋月”。
(七)抄送、抄報機關位于文件下端，制發(fā)機關之上。抄報上級 機關的標明“抄報”；抄送平行機關、下級機關標明“抄送”。
(八)制發(fā)機關、印發(fā)時間、份數。
四、文件編碼規(guī)則
1、醫(yī)院文件編碼規(guī)則:文件編碼由英文字母與數字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:文件歸類一文件分發(fā)-文件序號一版本號。例如XZGL -ZD-001-01, 代表:行政管理立件一制度-第 個文件-第一版。
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一級編碼 |
含義 |
二級編碼 |
含義 |
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XZGL |
行政管理 |
ZD |
制度 |
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YLGL |
醫(yī)療管理 |
LC |
流程（診療、技術常規(guī)） |
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HLGL |
護理管理 |
GC |
規(guī)程（護理、技術堆積） |
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RSGL |
人事管理 |
ZZ |
職責 |
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KJGL |
科教管理 |
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2、科室文件編碼規(guī)則：文件編碼由英文字母與數字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:科室名稱-文件分類~文件序號版本號。例如XNK -GZSC-001-01,代表:心內科-工作手冊-第一冊-第一版。
3、所有經過審批通過的文件，由文件編寫部門按照文件編碼規(guī)則進行編碼登記。
五、發(fā)文處理程序
各部門制發(fā)公文，要嚴格按照公文制發(fā)程序進行。
(一)擬稿：醫(yī)院行文由職能科室草擬，要求條理清楚、文 字精練、書寫工整、標點明確，結構層次數為“一”、“(一)”、“l(fā)”、“(1)”。文稿必須使用藍黑墨水或碳素墨水書寫或打印件。
(二)核稿：由分管院領導負責對文稿進行審核和修正，以加強對發(fā)文的管理和控制，提高發(fā)文質量。
(三)審核：公文送院領導簽發(fā)之前，應由辦公室審核。凡不符合要求的文稿，辦公室有權提出修改、補充意見，或退回擬稿科室。
(四)簽發(fā)：凡醫(yī)院行政或黨委紅頭文件，必須由院長或黨委書記簽發(fā)或授權有關的副職領導批閱并簽字。文稿一經簽發(fā)即成定稿。
(五)繕印與校對：繕印要按公文格式進行，分清主次緩急，先印急件。打印出清樣后交擬稿人或核稿人校對。
(六)發(fā)放與歸檔：公文打印完畢后，交有關科室發(fā)放，并認真做好登記。辦公室要及時收集文箋、原稿與正式文件，按規(guī)定時間移交檔案室存檔。
2019年3月28日