岳縣民發(fā)〔2022〕39號(hào)
岳陽(yáng)縣民政局
關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)救助檔案管理工作的
通 知
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦:
為進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)救助檔案管理，建立健全、規(guī)范檔案管理機(jī)制，根據(jù)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《社會(huì)救助暫行辦法》（國(guó)務(wù)院令第649號(hào)）、《湖南省民政廳關(guān)于印發(fā)〈湖南省最低生活保障審核確認(rèn)辦法〉的通知》（湘民發(fā)〔2021〕34號(hào)）、《湖南省民政廳關(guān)于印發(fā)〈湖南省特困人員認(rèn)定辦法〉的通知》（湘民發(fā)〔2021〕35號(hào)）等有關(guān)文件精神，現(xiàn)就進(jìn)一步加強(qiáng)我縣社會(huì)救助檔案管理工作通知如下：
一、充分認(rèn)識(shí)社會(huì)救助檔案管理的重要意義
本通知所指社會(huì)救助檔案，特指城鄉(xiāng)低保檔案、特困供養(yǎng)檔案、臨時(shí)救助檔案。社會(huì)救助檔案是縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（居）三級(jí)在城鄉(xiāng)低保、特困供養(yǎng)、臨時(shí)救助的審核審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。
社會(huì)救助檔案作為國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是涉及城鄉(xiāng)困難群眾切身利益的重要信息資源，是各項(xiàng)社會(huì)救助工作依法審核審批的憑據(jù)和依法管理的真實(shí)記錄。單位和公民個(gè)人都有保護(hù)社會(huì)救助檔案的義務(wù)，各級(jí)民政部門(mén)要把社會(huì)救助檔案的管理和使用列入社會(huì)救助工作范圍，加強(qiáng)社會(huì)救助檔案工作的規(guī)范化管理。
二、社會(huì)救助檔案管理的原則和目標(biāo)
社會(huì)救助檔案管理遵循分級(jí)管理、鄉(xiāng)鎮(zhèn)為主的原則�？h民政局負(fù)責(zé)對(duì)全縣社會(huì)救助檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦具體負(fù)責(zé)社會(huì)檔案的整理、歸檔、存檔工作。
要做到社會(huì)救助對(duì)象全部建檔,日常管理隨時(shí)歸檔；檔案整理統(tǒng)一規(guī)范,檔案保管安全有序,切實(shí)做到一戶(hù)一檔、一村（居）一盒、一鄉(xiāng)鎮(zhèn)一室，形成縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（居）三級(jí)檔案管理體系。
三、社會(huì)救助檔案的分類(lèi)管理
（一）紙質(zhì)檔案分為審核審批類(lèi)和日常管理類(lèi)
1、審核審批類(lèi)檔案材料的內(nèi)容包括:
（1）岳陽(yáng)縣最低生活保障申請(qǐng)審批表；
（2）岳陽(yáng)縣特困供養(yǎng)人員申請(qǐng)審批表；
（3）岳陽(yáng)縣城鄉(xiāng)困難群眾臨時(shí)救助申請(qǐng)審批表；
（4）動(dòng)態(tài)調(diào)整表。
2、日常管理類(lèi)檔案材料的內(nèi)容:
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、本級(jí)發(fā)文；
（2）城鄉(xiāng)低保對(duì)象、特困供養(yǎng)對(duì)象、臨時(shí)救助對(duì)象花名冊(cè);
（3）城鄉(xiāng)低保、特困供養(yǎng)、臨時(shí)救助資金發(fā)放表；
（4）社會(huì)救助入戶(hù)調(diào)查記錄；
（5）抽查資料；
（6）公示資料；
（7）業(yè)務(wù)報(bào)表；
（8）會(huì)議記錄；
（9）舉報(bào)投訴處理記錄；
（10）來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄等。
（二）電子檔案的管理
全縣社會(huì)救助統(tǒng)一應(yīng)用湖南省社會(huì)救助信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)平臺(tái)，縣、鄉(xiāng)兩級(jí)工作人員應(yīng)當(dāng)妥善保管登錄密碼，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程和權(quán)限進(jìn)行操作。
四、社會(huì)救助檔案管理的期限
審核審批類(lèi)檔案以戶(hù)為單位進(jìn)行整理，保管期限為該社會(huì)救助對(duì)象停止救助后不少于３年；特困供養(yǎng)審批檔案保管期限為長(zhǎng)期。日常管理類(lèi)檔案按文書(shū)檔案的整理方法整理，保管期限不少于5年。資金撥付檔案保管期為長(zhǎng)期。電子檔案保管期限參照國(guó)家、省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
五、社會(huì)救助檔案工作人員的基本職責(zé)
（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理辦法，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格執(zhí)行社會(huì)救助檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)、規(guī)章、制度。
（二）負(fù)責(zé)社會(huì)救助工作中形成的具有保存和使用價(jià)值的專(zhuān)門(mén)檔案材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸檔。
（三）嚴(yán)守保密紀(jì)律，對(duì)社會(huì)救助檔案中涉及的個(gè)人隱私、工作機(jī)密等重要內(nèi)容，不得隨意公開(kāi)。
（四）妥善保管各類(lèi)檔案，做好檔案的“九防”措施，即防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強(qiáng)光、防有害氣體。
（五）建立健全檔案工作的管理、查閱、登記、銷(xiāo)毀等制度，嚴(yán)格按照制度辦事。
六、工作要求
（一）切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要切實(shí)加強(qiáng)社會(huì)救助檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步建立健全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和工作責(zé)任制，做到責(zé)任到位、措施到位、管理到位。鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要配備專(zhuān)門(mén)的社會(huì)救助檔案室，要有社會(huì)救助檔案專(zhuān)柜,安排專(zhuān)人管理。歸檔的材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)準(zhǔn)確、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)單位審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后方能歸檔。
（二）加快信息化建設(shè)。
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要全面應(yīng)用社會(huì)救助信息系統(tǒng)進(jìn)行最低生活保障、特困供養(yǎng)人員、困難群眾臨時(shí)救助的審核審批和動(dòng)態(tài)調(diào)整，建立電子信息檔案，將紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者同步進(jìn)行管理，保持一致。
（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要加強(qiáng)對(duì)村（居）的檔案資料收集工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，凡是資料不齊全、程序不到位、填寫(xiě)不認(rèn)真和有邏輯錯(cuò)誤的資料，一律不能入檔。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案整理工作，從當(dāng)年1月1日至12月31日，將檔案按規(guī)定裝訂成冊(cè)，于次年的1月底以前整理完畢。然后，做好“一戶(hù)一檔、一村一盒”檔案歸檔、存檔工作。
（四）強(qiáng)化考核，建立長(zhǎng)效機(jī)制。
根據(jù)困難群眾基本生活救助工作績(jī)效評(píng)價(jià)辦法，從2022年起，縣民政局將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理工作列為民政考核工作內(nèi)容，作為年度綜合考核評(píng)先評(píng)優(yōu)的一項(xiàng)重要依據(jù)。
岳陽(yáng)縣民政局
2022年10月17日